Corporate Governance

Entsprechenserklärung der ItN Nanovation AG gemäß § 161 AktG zu den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex

Der an national und international anerkannten Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung ausgerichtete Deutsche Corporate Governance Kodex (der »DCGK«) enthält Regelungen unterschiedlicher Bindungswirkung. Der DCGK verfolgt das Ziel, das Corporate Governance System transparent und nachvollziehbar zu machen. Dazu enthält der DCGK neben Darstellungen des geltenden Aktienrechts und Anregungen (sogenannten „Kann-Vorschriften“) eine Reihe von Empfehlungen (sogenannte „Soll-Vorschriften“). Nach § 161 AktG haben Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten Aktiengesellschaft jährlich zu erklären, dass den vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der »Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex« entsprochen wurde und wird. Wird von den Empfehlungen abgewichen, ist begründet darzustellen, welche Empfehlung(en) nicht angewendet wurde(n) oder werde(n) und warum nicht.

Vorstand und Aufsichtsrat der ItN Nanovation AG geben hiermit nach pflichtgemäßer Prüfung gemäß § 161 AktG die folgende Entsprechenserklärung zu den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex ab:

„Vorstand und Aufsichtsrat der ItN Nanovation AG (die »Gesellschaft«) erklären, dass den vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der von der Bundesregierung eingesetzten »Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex« zur Unternehmensleitung und -überwachung in der Fassung vom 7. Februar 2017 grundsätzlich entsprochen wurde und wird. Vorstand und Aufsichtsrat der ItN Nanovation AG beabsichtigen, diese auch in Zukunft zu beachten.“ Lediglich die in den nachstehenden Nummern enthaltenen Empfehlungen des DCGK wurden und werden, wie nachstehend dargestellt und begründet, ganz oder teilweise nicht eingehalten.

Gemäß Nummer 3.8 Abs. 3 DCGK soll, wenn eine D&O-Versicherung für den Aufsichtsrat abgeschlossen wird, ein Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Aufsichtsratsmitglieds vereinbart werden. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Zwar wird beginnend ab dem 1. April 2012 eine D&O-Versicherung für die Aufsichtsräte unterhalten. Diese enthält aber nicht den empfohlenen Selbstbehalt. Nach Auffassung der Gesellschaft wird der Aufsichtsrat durch einen solchen Selbstbehalt nicht zu einer sorgsameren Pflichterfüllung angehalten.

Gemäß Nummer 4.1.3 DCGK hat der Vorstand für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Der Vorstand soll für angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen (Compliance Management System) sorgen und Grundzüge offenlegen. Beschäftigten soll auf geeignete Weise die Möglichkeit eingeräumt werden, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben. Die Gesellschaft weicht von diesen Empfehlungen derzeit ab, da aufgrund der umfangreichen Neuausrichtung der Gesellschaft sowie der Neubesetzung eines Großteils der Stellen kein Compliance Management System eingerichtet ist und keine Entscheidung über die Ernennung eines Verantwortlichen für die Entgegennahme von Hinweisen auf Rechtsverstöße getroffen wurde. Die Gesellschaft verfügt über ein internes Kontrollsystem und ein Risikomanagementsystem bezogen auf den Rechnungslegungsprozess. Entsprechende Informationen sind im Geschäftsbericht enthalten und somit den Aktionären zugänglich. Die Gesellschaft beabsichtigt in Zukunft, ein Compliance Management System einzuführen und den Beschäftigten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße zu geben.

Gemäß Nummer 4.2.1 S. 1 DCGK soll der Vorstand aus mehreren Personen bestehen und einen Vorsitzenden oder Sprecher haben. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Seit Mai 2017 führt das Vorstandsmitglied Christian Koch die Geschäfte der Gesellschaft als Alleinvorstand. Der Aufsichtsrat ist der Auffassung, dass dies aufgrund der Lage der Gesellschaft und des Umfangs des operativen Geschäfts, auch unter Kostenaspekten, sinnvoll ist.

Gemäß Nummer 4.2.3 Abs. 2 S. 2 DCGK haben variable Vergütungsbestandteile der Vorstandsvergütung grundsätzlich eine mehrjährige Bemessungsgrundlage, die im Wesentlichen zukunftsbezogen sein soll. Nach S.3 sollen sowohl positive als auch negative Entwicklungen bei der Ausgestaltung mit einbezogen werden. Die Gesellschaft ist bei der Ausgestaltung des Vorstandsdienstvertrags von Herrn Christian Koch insoweit davon abgewichen, dass eine variable Vergütung bereits auf Basis eines Jahres erzielt werden kann, sofern ein positives Jahresergebnis von mindestens EUR 100.000 EBIT erzielt wird. Aufgrund der derzeitigen schwierigen wirtschaftlichen Lage der Gesellschaft mit wiederholten Jahresverlusten ist die Erzielung eines derart positiven Jahresergebnisses als Voraussetzung für eine variable Vergütung auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung entsprechend § 87 Abs. 1 Satz 2 AktG ausgerichtet.

Gemäß Nummer 4.2.3 Abs. 4 S. 1 DCGK soll beim Abschluss von Vorstandsverträgen darauf geachtet werden, dass Zahlungen an ein Vorstandsmitglied bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit einschließlich Nebenleistungen den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten (Abfindungs-Cap) und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrages vergüten. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Der Anstellungsvertrag für das Mitglied des Vorstandes enthält keine Abfindungsregelungen für den Fall einer vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit. Eine solche Vereinbarung widerspricht dem Grundverständnis des regelmäßig auf die Dauer der Bestellperiode abgeschlossenen und im Grundsatz nicht ordentlich kündbaren Vorstandsvertrages. Im Falle einer vorzeitigen einvernehmlichen Aufhebung eines Vorstandsvertrages wird sich die Gesellschaft bemühen, dem Grundgedanken der Empfehlung Rechnung zu tragen.

Gemäß Nummer 4.2.3 Abs. 6 DCGK soll der Vorsitzende des Aufsichtsrats die Hauptversammlung einmalig über die Grundzüge des Vergütungssystems und sodann über deren Veränderung informieren. Die Hauptversammlung wurde und wird über das Vergütungssystem und deren Veränderungen nicht nochmals gesondert informiert, da die entsprechenden Informationen im Geschäftsbericht enthalten und somit den Aktionären zugänglich sind.

Gemäß Nummer 4.2.5 Abs. 2 DCGK soll der Vergütungsbericht neben dem Vergütungssystem auch Angaben zur Art der von der Gesellschaft erbrachten Nebenleistungen enthalten. Da die Nebenleistungen im absolut üblichen und angemessenen Rahmen liegen, ist es die Auffassung des Aufsichtsrats, dass das Interesse des derzeitigen Vorstandsmitglieds an einer Wahrung seiner Privatsphäre Vorrang gegenüber einer Auflistung der Nebenleistungen hat.

Gemäß Nummer 4.2.5 Abs. 3 DCGK sollen im Vergütungsbericht für jedes Vorstandsmitglied dargestellt werden:

  • Die für das Berichtsjahr gewährten Zuwendungen einschließlich der Nebenleistungen, bei variablen Vergütungsteilen ergänzt um die erreichbare Maximal- und Minimalvergütung,
  • Der Zufluss im bzw. für das Berichtsjahr aus Fixvergütung, kurzfristiger variabler Vergütung und langfristiger variabler Vergütung mit Differenzierung nach den jeweiligen Bezugsjahren,
  • Bei der Altersversorgung und sonstigen Versorgungsleistungen der Versorgungsaufwand im bzw. für das Berichtsjahr.

Für diese Informationen sollen die dem Kodex als Anlage beigefügten Mustertabellen verwandt werden. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Die Vergütung des Vorstands wird im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen offengelegt. Eine darüber hinaus gehende Offenlegung und Aufschlüsselung anhand der Angaben der Mustertabelle wird aufgrund des Umstellungsaufwands und administrativen Mehraufwands in 2017 voraussichtlich nicht erfolgen.

Gemäß Nummer 5.1.2 Abs. 1 S. 2 und 4 DCGK soll der Aufsichtsrat bei der Zusammensetzung des Vorstands auch auf Vielfalt (Diversity) achten. Er soll gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung sorgen. Der Aufsichtsrat wird sich mit den Fragen der Nachfolgeplanung sowie der Vielfältigkeit in der Zusammensetzung des Vorstands auseinandersetzen, sobald die Vertragssituation dies erfordert oder dies sonst geboten ist.

Gemäß der Nummern 5.3.1, 5.3.2 und 5.3.3 DCGK soll der Aufsichtsrat (i) abhängig von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl der Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden; (ii) einen Prüfungsausschuss einrichten, der sich – soweit kein anderer Ausschuss damit betraut ist – insbesondere mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems, der Abschlussprüfung, sowie der Compliance befasst; (iii) der Vorsitzende des Prüfungsausschusses soll über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen, er soll unabhängig sein und kein ehemaliges Vorstandsmitglied, dessen Bestellung vor weniger als zwei Jahren endete sowie (iii) einen Nominierungsausschuss bilden, der ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt ist und dem Aufsichtsrat für dessen Vorschläge an die Hauptversammlung zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern geeignete Kandidaten benennt. Die Gesellschaft weicht von diesen Empfehlungen ab. Da der Aufsichtsrat der Gesellschaft lediglich aus drei Mitgliedern besteht, hat dieser keine Ausschüsse, insbesondere keinen Prüfungsausschuss und keinen Nominierungsausschuss, gebildet.

Gemäß Nummer 5.4.1 Abs. 2 und 3 DCGK ist der Aufsichtsrat so zusammenzusetzen, dass seine Mitglieder insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen. Der Aufsichtsrat soll für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennen und ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeiten. Zudem soll er für seine Zusammensetzung im Rahmen der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenkonflikte, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Nummer 5.4.2 DCGK, eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und eine festzulegende Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat sowie Vielfalt (Diversity) berücksichtigen. Gemäß Nummer 5.4.1 Abs. 4 sollen die Vorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung diese Ziele berücksichtigen und gleichzeitig die Ausfüllung des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium anstreben. Der Stand der Umsetzung soll im Corporate Governance Bericht veröffentlicht werden. Dieser soll auch über die nach Einschätzung des Aufsichtsrats angemessene Zahl unabhängiger Mitglieder der Anteilseigner und die Namen dieser Mitglieder informieren. Die Gesellschaft weicht von diesen Empfehlungen ab. Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats der Gesellschaft richtet sich am Unternehmensinteresse aus und muss die effektive Überwachung und Beratung des Vorstands gewährleisten. Deshalb wird bei der Zusammensetzung des Aufsichtsrats vorrangig auf die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung dieser Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen des Einzelnen Wert gelegt. Neben diesen Auswahlkriterien halten wir die in Nummer 5.4.1 Abs. 2- 4 DCGK genannten Aspekte für berücksichtigenswert, und der Aufsichtsrat wird sie zum Zeitpunkt der jeweiligen Wahlvorschläge unter Beachtung der dann gegebenen unternehmensspezifischen Situation in seine Entscheidung einbeziehen. Eine konkrete Zielbenennung, sowie die Erarbeitung eines Kompetenzprofils für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats erfolgt derzeit nicht. Dementsprechend erfolgt auch keine Veröffentlichung der Zielsetzungen oder eines Kompetenzprofils im Corporate Governance Bericht.

Gemäß Nummer 5.4.2 DCGK soll dem Aufsichtsrat nach seiner Einschätzung eine angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder angehören; der Aufsichtsrat soll dabei die Eigentümerstruktur berücksichtigen. Ein Aufsichtsratsmitglied ist im Sinn dieser Empfehlung insbesondere dann nicht als unabhängig anzusehen, wenn es in einer persönlichen oder einer geschäftlichen Beziehung zu der Gesellschaft, deren Organen, einem kontrollierenden Aktionär oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen steht, die einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründen kann. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht aus drei Mitgliedern. Zwei von den drei Mitgliedern, Herr Gabriel Lok und Frau Vivian Lu, sind in führenden Positionen bei Konzerngesellschaften tätig. Herr Dr. Kinzl steht weder in einer persönlichen noch einer geschäftlichen Beziehung zu einem kontrollierenden Aktionär. Die Rechtsanwaltssozietät BRP Renaud & Partner mbB, bei der Herr Dr. Kinzl Partner ist, berät die Gesellschaft. Im Hinblick auf die Empfehlungen in Ziffer 5.4.2 Satz 1 DCGK kann der Aufsichtsrat bei einer Zusammensetzung aus drei Aufsichtsratsmitgliedern nicht hinreichend rechtssicher zu der Einschätzung gelangen, dass ihm – unter Berücksichtigung der Eigentümerstruktur - eine angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder angehört. Vorsorglich wird deshalb erklärt, dass der Empfehlung gemäß Ziffer 5.4.2 Satz 1 DCGK nicht entsprochen wurde und aufgrund der weiterhin bestehenden Rechtsunsicherheiten hinsichtlich der Grenzen der Auslegung zum Unabhängigkeitsbegriff auch in Zukunft nicht entsprochen wird.

Gemäß Nummer 5.4.5 Abs. 2 DCGK nehmen die Mitglieder des Aufsichtsrats die für ihre Aufgaben erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen eigenverantwortlich wahr. Dabei sollen sie von der Gesellschaft angemessen unterstützt werden. Die Mitglieder des Aufsichtsrats bilden sich laufend fort. Derzeit ist teilweise noch unklar, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit der Umfang der Unterstützung der Aus- und Fortbildung der Aufsichtsratsmitglieder seitens der Gesellschaft als angemessen im Sinne der inzwischen bestehenden Anforderungen angesehen werden kann. Deshalb wird wie im Vorjahr – vorsorglich – eine Abweichung von Nummer 5.4.5 Abs. 2 S. 2 des Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017 erklärt.

Gemäß Nummer 5.4.6 Abs. 3 S. 2 DCGK sollen die vom Unternehmen an Mitglieder des Aufsichtsrats gezahlten Vergütungen oder gewährten Vorteile für persönlich erbrachte Leistungen, insbesondere Beratungs- und Vermittlungsleistungen, individualisiert angegeben werden. Die Rechtsanwaltssozietät BRP Renaud & Partner mbB, bei der Herr Dr. Kinzl Partner ist, hat gegenüber der Gesellschaft im Jahr 2016 für erbrachte Beratungsleistungen unter zumindest teilweiser Beteiligung von Herrn Dr. Kinzl insgesamt 233 Tausend Euro abgerechnet. Für das Geschäftsjahr 2017 wird diese Information voraussichtlich im Geschäftsbericht enthalten und somit öffentlich zugänglich sein.

Gemäß Nummer 7.1.2 S. 4 DCGK sollen die Zwischenberichte binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich gemacht werden. Die Einhaltung dieser Fristen wäre für die Gesellschaft vor dem Hintergrund der Art des Geschäftes und der finanziellen Situation der Gesellschaft mit einem unverhältnismäßigen Kostenaufwand verbunden. Die Gesellschaft bemüht sich stets um eine zügige Erstellung der Berichte und des Abschlusses, regelmäßig werden dabei die Fristen der Nummer 7.1.2 S. 4 DCGK jedoch nicht eingehalten.

 

Saarbrücken, Oktober 2017
ItN Nanovation AG

Für den Vorstand
Christian Koch

Für den Aufsichtsrat
Guo Ping Le